PANIERS REPAS POUR PA ET HOSPITALIERS (JP Billoud)

[François Delay]

Nous vous soumettons le problème que chaque région et nous "hôtellerie du Rosaire", rencontrons chaque année sur ROSARIO, avec les hospitaliers, lycées et PA quant à la réservation et la facturation aux régions où aux établissements, des paniers-repas pour le voyage de retour.

A titre d'exemple vous voudrez bien trouver en annexe le dossier "réservations paniers repas" pour l'Hôtellerie 2023.

Deux possibilités de traitement d une commande :
- soit les régions l'ont annoncé comme dernier repas à la salle à manger: Il nous faut alors transformer manuellement sous excel, lors de l'envoi des rooming-lists, le repas en paniers-repas.
- soit les régions nous informent par mail de la commande de paniers-repas pour leur voyage du retour, que nous devons alors ajouter manuellement sur les rooming-lists sous excel.

De même pour les PA des régions concernées, on doit ajuster de la sorte pour chacun des accueils !!!

Pour bâtir ces fichiers, en ce qui concerne juste les hospitaliers et lycées, ceci représentait en 2023, 117 personnes: il fallait parfaitement identifier dans chaque hébergement, leur numéro de chambre, leur région :
Soit :
- SANCTUAIRES : 2 sites (Avé Maria et Hospitalet ): 81 repas pour 5 régions
- UNITALSI : 3 sites - (Salus, Florence et "Maris-stella la source annexe" : 33 repas pour 4 Régions.
- ASF : 3 aumôniers Alsace

Pour les PA, le problème est le même sauf qu'ils sont regroupés dans deux accueils seulement, par étage et par region.

La constitution du fichier est fastidieuse, chronophage et source d erreurs, mais en plus, les soucis se révèlent d'une façon flagrante lors de la facturation..

Ce problème exposé, la question est : "Serait-il possible d'ajouter dans le tableau d'inscription, une colonne supplémentaire (nouvelle donnée): "PANIERS REPAS -VOYAGE RETOUR" ?"

Pour Rosario, le dernier repas serait toujours considéré comme celui pris en salle à manger de l'Accueil ou des hébergements; (peut-être à préciser dans l'intitulé de cette colonne) le panier repas serait lui traité comme un supplément avec son prix propre à facturer également.

Ceci éviterait des erreurs sur le nombre de repas qui pourraient ne pas être distribués et sur la facturation aux régions.
Nous vous remercions par avance d inscrire ce sujet au programme d un "Mardi de Rosario" et d envisager cette modification-complément de programme quand les régions auront réagi à cette question. Sera ce le prochain du 6 février? A quelle heure a peu près? Au début de la réunion où a la fin?

Merci pour votre aide, compétence et coopération.
Bien fraternellement
Jean pierre et Laurence Billoud, en fin de mandat.
Ghislain de Nazelle et Antoine Gilbert "successeurs".


Télécharger le fichier excel : RESERVATIONS PANIERS REPAS.xlsx

[fdelay]

Nous avons eu l'occasion d'aborder cette question lors des Assises.

La gestion des paniers repas suppose que quelqu'un fasse la saisie, pour chaque pélerin concerné, de cette information dans Rosario. (cette saisie peut-être individuelle ou concerné globalement un bus ou un train).

Nous avons reçu une première offre d'Alkante de 1800 euros.

L'hospitalité utilisatrice de cette fonction est elle prête à cette dépense ?
Avez vous évalué le temps que cela vous fera gagner ?

François